Flödet Kofax/SWINX ScanLev/Visma

Del 1 - Fakturahantering

Fakturahanteringssystemet SWINX ScanLev installeras på samma server som Visma Administration. För att kommunikationen ska fungera mellan systemen behövs tillägget Visma Integration vilket är det API som sköter kommunikationen mellan systemen.

I SWINX ScanLev ställer man in sökvägarna till de gemensamma filerna i Visma Administration samt sökvägen till företagets databas. Är det en installation med flera klientbolag måste sökvägen ställas in för varje ny klient som läggs upp i SWINX ScanLev. Varje klient kommer sedan att ha all information i en egen databas. I varje bolag kan man ha upp så många användare/medarbetare som beställts i licensen

Kommunikationen mellan SWINX ScanLev och Visma Administration omfattar följande: Från Visma importeras leverantörsregister, konton, resultatenheter, projekt och valuta till SWINX ScanLev. Från SWINX ScanLev exporteras färdigbehandlade fakturor till Visma Administration. I Visma kan man därefter klicka fram och granska fakturorna som dock ligger kvar i SWINX SQL-databas hela tiden.

Arbetsgången för kunden blir att fakturorna skannas och tolkas i Kofax som därefter skapar en XML-fil och en bildfil. I SWINX ScanLev läser man in bild- och XML-filen vilka matchas mot leverantörsregistret. Har man ställt in förvalda kostnadskonton och vem som ska godkänna och attestera fakturan för de olika leverantörerna, kan man distribuera fakturorna direkt till medarbetarna för godkännande och attest. Om inte får man göra kostnadskonteringen manuellt för varje faktura.

När fakturorna godkänts och attesterats förs de över till Visma Administration där de bokförs och utbetalning sker.

Del 2 – Digital fakturadatabas

I SWINX ScanLev finns ett stort antal möjligheter att söka i den elektroniska fakturadatabasen. Man kan enkelt leta fakturor per leverantör, projekt eller konto. Genom att man kan kombinera sorteringar med olika filter så finns det alltid ett sätt att hitta önskad faktura. Utvalda fakturor kan i efterhand enkelt skrivas ut eller skickas via epost till den person som behöver fakturakopior. I alla listor i SWINX kan man enkelt föra över informationen till Excel genom att högerklicka och välja export.

Vill man göra djupare analyser av sina data i SWINX databas finns möjligheten att arbeta med Pivot-tabeller. Man skapar enkelt egna rapporter och väljer vad de ska innehålla med hjälp av ”drag-och-släpp-hantering” av de olika fälten. Med denna teknik kan man kombinera utfall mellan t ex projekt, konton, resultatenheter och leverantörer. I tabellerna man skapar kan man med hjälp av drill-down klicka sig fram till de enskilda fakturatransaktionerna.