Alla fakturor arkiveras i fakturadatabasen

Så fort en faktura lästs in och registrerats i SWINX så lagras den i den digitala fakturadatabasen. Där blir fakturan lätt åtkomlig såväl under behandlingsprocessen som efter attest och bokföring i ekonomisystemet. Att söka efter fakturor för att kontrollera pris, följa upp projekt eller göra sammanställningar inför bokslut blir därför en enkel uppgift.

Priskontroll

En av de vanligaste anledningarna att man söker en gammal faktura är för att göra en priskontroll. Den som arbetar med manuell fakturahantering med papper och pärmar vet hur svårt det kan vara att hitta. Med digital fakturahantering finns fakturan bara ett par musklick bort, vare sig det är en faktura från förra veckan eller ett par år sedan. Med massor av sorterings, urvals- och sökmöjligheter hittar man fakturan snabbt och enkelt.

Projektsammanställning

Som projektledare vill man ha kontroll på kostnaderna för sina projekt. Därför brukar SWINX projektsammanställning vara oerhört uppskattad från dessa användare. Alla fakturor och kostnader samlas automatiskt för varje projekt och blir lätt åtkomliga för projektledarna. De kan själv välja om de vill klicka fram fakturorna på skärmen, få en rapportsammanställning eller skapa en pdf-fil med projektets samtliga fakturor.

Avdelningsuppföljning

Om man använder sig av resultatenheter eller kostnadsställen i sin fakturahantering, så får man uppföljning även av det på samma sätt som projekt enligt ovan. Förutom kostnadsuppföljningen direkt på skärmen kan man välja att exportera till pdf- eller Excel-filer för fortsatt bearbetning och analys.

Bokslutssammanställning

I samband med bokslut brukar revisorn vilja ha en hel del olika sammanställningar. Ett flertal av dessa löser man enkelt med SWINX. Ett exempel är avskrivningsunderlag. Då behöver man fakturakopior på årets inköp av inventarier. Tack vare uppföljningen per konto i SWINX så skapar man denna sammanställning med enkelhet. Oftast skapar man rapporten som en pdf-fil med fakturabilderna, vilken sedan mailas till revisorn. Man kan även skapa en rapport till Excel direkt i SWINX om man skulle föredra det.

Leverantörsöversikt

I SWINX databas sparas även fakturorna per leverantör. Det innebär att man lätt hittar fakturorna för att kolla priser. Men det kan också vara överskådligt och bra när det är dags att omförhandla avtalspriser med sina leverantörer.